Servicios de recepcionista virtual: Mejore la imagen de su pequeña empresa y mantenga sus costes bajos
Si conoce o está interesado en los conceptos de oficina virtual, quizá esté deseando saber qué pueden ofrecerle las recepcionistas a distancia.
La oficina virtual incluye todo, desde la dirección de la oficina virtual hasta la secretaria virtual, junto con el alquiler de espacio de oficina por horas que ofrecen varias empresas; es especialmente adecuada para los propietarios de pequeñas empresas que dirigen su negocio de forma independiente a la ubicación. Sin embargo, si no necesitas servicios relacionados con la ubicación y solo quieres mejorar la imagen de tu empresa, pero no puedes permitirte contratar a ningún recepcionista a tiempo completo, puedes considerar los servicios de recepcionista virtual.
Los servicios de recepcionista virtual son esencialmente servicios que le permiten redirigir cualquier llamada comercial a una recepcionista remota. La recepcionista virtual contestará la llamada con saludos específicos a sus necesidades. Además de responder a las llamadas, la recepcionista remota tomará los mensajes y le reenviará la llamada a usted o al personal de la empresa que corresponda.
Las ventajas de asociarse con un proveedor de servicios de recepcionista virtual
Dar la mejor primera impresión
El beneficio más evidente es la mejora de la imagen de su pequeña empresa. Admítalo: aunque algunas pequeñas empresas tienen el privilegio de contratar recepcionistas in situ, la mayoría de nosotros no podemos permitirnos (o no estamos dispuestos) a contratar uno. De hecho, el papel del recepcionista suele estar infravalorado: algunos pensarán: «¿Para qué contratar a un recepcionista si podemos contratar más personal de marketing?». Desgraciadamente, a no ser que responda usted mismo a las llamadas, necesita recepcionistas altamente cualificados para dar la mejor primera impresión que pueda dar su empresa. La atención telefónica mal hecha puede hacerle perder el negocio: piénselo.
Un servicio de atención telefónica virtual puede hacerle quedar bien.
Mejor gestión de las llamadas
Incluso si contestas al teléfono tú mismo, tienes que tener en cuenta estas cuestiones: ¿Eres bueno con las palabras y con cómo decir las cosas de forma correcta (yo sé que no lo soy)? ¿Puedes concentrarte en ser positivo y alegre al responder a las llamadas telefónicas cuando estás enterrado con toneladas de cosas que atender? Si trabajas en casa, ¿puedes aceptar la llamada sin saber que es una llamada de negocios, teniendo a tus hijos corriendo y gritando? ¿Serás capaz de aceptar llamadas y lanzarlas mientras conduces un coche (es peligroso e ilegal, de todos modos)?
Lo más probable es que se encuentre en una situación en la que una asistente, secretaria o recepcionista pueda ayudarle a responder a las llamadas y a tomar los mensajes. Una recepcionista subcontratada puede ser de gran ayuda en este caso.
Ahorrar costes
Seamos sinceros: ¿cuántos de ustedes piensan que los recepcionistas son personal «prescindible»? Algunos pensaréis que contratar a una recepcionista es malgastar el dinero. Algunos de ustedes podrían pensar que, aunque necesitan una recepcionista, simplemente no pueden permitirse añadir una a su lista de personal. Pues bien, SÍ necesita una y, si no puede contratar a una in situ, considere la posibilidad de contratar a una secretaria o recepcionista virtual.
Una recepcionista a distancia puede ahorrarle costes al tiempo que le ofrece servicios profesionales que muchas recepcionistas in situ no pueden ofrecerle.
Una nota final
Cuando decida contratar a una secretaria o recepcionista virtual, debe considerar asociarse con el proveedor de servicios de recepcionista virtual adecuado. Elija uno con un historial impecable. Siempre que sea posible, busque o pida pruebas gratuitas: los proveedores de servicios de calidad le proporcionarán una, ya que confían plenamente en la calidad de su servicio.