Errores comunes que hay que evitar al implantar herramientas de Business Intelligence
Los empresarios cometen muchos errores comunes cuando utilizan un nuevo software en su negocio. La mayoría de las veces cometen estos errores cuando adoptan herramientas de inteligencia empresarial (BI).
El BI ha pasado de ser una herramienta que se limita a recopilar datos a otra que puede cotejar la información disponible para realizar valiosas inferencias. Puede mejorar la comprensión y simplificar el análisis. Sin embargo, para que la herramienta sea eficaz, hay que cumplir los requisitos del BI.
Se pueden cometer errores tanto en la selección de la solución adecuada como en su puesta en marcha. Estos errores obligan a la empresa a disparar sus costes y a no ejecutar el software con eficacia.
He aquí una breve lista de algunos errores comunes y de las preguntas que hay que hacerse para solucionarlos o evitarlos.
1. La falta de claridad sobre los problemas u objetivos de la empresa
Los problemas pueden surgir desde el principio porque no se han definido los problemas empresariales que se esperan resolver o los objetivos que se quieren alcanzar.
Ninguna herramienta por sí sola puede ayudar a resolver todos los problemas o alcanzar todos los objetivos. Los proyectos que dependen de una sola herramienta de BI para hacerlo todo están condenados al fracaso. Hay que tener claro lo que se quiere hacer para seleccionar la forma correcta de hacerlo.
Preguntas que hay que hacer:
- ¿Qué problema empresarial intenta resolver?
- ¿Qué objetivos quiere alcanzar?
- ¿Qué herramientas de BI debe utilizar?
2. Hacer demasiado y demasiado rápido
Desplegar la tecnología con demasiada rapidez puede ser un error si deja atrás a demasiadas personas. Los usuarios que no han tenido tiempo suficiente para estudiar y practicar las habilidades que necesitan para utilizar la tecnología no la usarán adecuadamente. Para obtener los mejores resultados, hay que introducir la nueva tecnología lentamente y con cuidado. Hay que pensar en términos de incrementos manejables y resolver un problema a la vez.
Preguntas que hay que hacer:
- ¿Con qué rapidez debo desplegar la nueva tecnología para dar a los usuarios la oportunidad de aplicarla eficazmente?
- ¿Qué problemas intentan resolver los usuarios y en qué orden de importancia deben resolverse?
3. No conseguir que todo el mundo se suba al carro primero
El cuchillo más afilado del cajón es inútil si se utiliza como cincel. Las herramientas de BI de mayor calidad serán inútiles si los empleados no tienen ni idea de cómo utilizarlas. Es una buena idea conseguir que todo el mundo esté a bordo antes incluso de comprar la tecnología. Despeje todas las dudas, temores y preocupaciones antes de adquirirla. Véndeles la idea. Destaca cómo beneficiará a la empresa. Muéstrales cómo puede facilitar su trabajo o hacerlo más atractivo.
Preguntas que hay que hacer:
- Que se resiste a cualquier tipo de cambio, por muy necesario que sea realizarlo.
- ¿Cómo puedo demostrarles que sus temores son infundados?
4. Asumir que todo el mundo estudia rápido
Cuando se trata de aprender nuevas tecnologías, existe una brecha generacional. Cuanto más mayores son los usuarios, más temen cometer errores embarazosos. Aprender algo nuevo siempre requiere formación: hay una curva de aprendizaje pronunciada antes de que las habilidades se conviertan en algo natural.
El software de BI no es tan sencillo como utilizar un paquete de Microsoft Office. Es una estructura compleja con muchas funcionalidades. La fluidez sólo puede venir de una formación suficiente. Cuando las cosas se aprenden sólo parcialmente, los usuarios no aprovechan al máximo lo que el software puede hacer por ellos. La habilidad es necesaria para manejar el software, y si los usuarios se desaniman por su ineptitud, pueden empezar a procrastinar. Pueden producirse retrasos innecesarios mientras los miembros del personal con experiencia intentan ponerlos al día. La solución es proporcionar una formación experta que desglose todo en pasos para que los usuarios puedan ver cómo se unen las cosas. La formación debe ser lenta y metódica, con muchas repeticiones para reforzar la memoria.
Preguntas que hay que hacer:
- ¿A quién puedo recurrir para que imparta una formación que todos puedan seguir? (No sólo necesitas a alguien técnicamente inteligente, sino a alguien que pueda explicar las cosas con claridad).
- ¿Cómo puedo programar la formación en unidades más pequeñas para que sólo tratemos un único aspecto del BI en cada sesión?
- ¿Cómo puedo reforzar lo que se enseña en las sesiones de formación con vídeos de formación en línea y pruebas rápidas para comprobar la comprensión y corregir los conceptos erróneos para permitir a los usuarios aprender a su propio ritmo?
5. Recoger la información pero no utilizarla
Las herramientas de BI no sólo son excelentes para recopilar datos, sino también para convertirlos en información inteligible que facilite la toma de decisiones.
Se pueden cometer tres errores después de la recogida de datos:
- No se comparte con todos los que participan en el proyecto.
- No se analiza o sólo se analiza parcialmente.
- Se comparte y se analiza, pero nunca se actúa sobre ella. La información no se utiliza para resolver los problemas de la empresa ni para alcanzar sus objetivos.
El software puede utilizarse para predecir tendencias, detectar riesgos y ofrecer una serie de datos. Puede generar informes sobre toda esta información útil.
Preguntas que hay que hacer:
- ¿Qué informes generamos y cómo utilizamos esta información?
Potente si se utiliza correctamente
Las herramientas de BI pueden hacer el trabajo, pero requieren la plena cooperación y participación de todos los implicados en la recopilación y el análisis de la información. Cuando surgen cuellos de botella, se debe a una mala comprensión por parte de los usuarios o a una implementación insuficiente. Utilizadas correctamente, las herramientas de BI pueden hacer crecer un negocio a un ritmo más rápido.