Consejos básicos de gestión de flotas que un empresario podría pasar por alto
Al igual que en cualquier ámbito de la actividad empresarial, la gestión de flotas consiste en asegurarse de que todo se hace de la manera más eficaz y eficiente.
Si buscas algunos consejos básicos para la gestión de tu (próxima) flota de vehículos de empresa, pongo a tu disposición estos cuatro:
1. Obtenga el software de gestión de flotas adecuado
En serio, incluso una hoja de cálculo básica es adecuada, para empezar. Sin embargo, si quieres tener un control total de lo que ocurre con tu flota, te recomiendo que optes por el software especializado.
Busque un software de gestión de flotas que pueda satisfacer las necesidades de su empresa. No tiene por qué ser vanguardista, pero debe contar con sistemas de registro y funciones de información fáciles de usar.
¿Qué hay que registrar? Muy sencillo: todo. Registre la información de su conductor y sus actividades diarias: Nombre, fecha, número de vehículo, hora (de entrada y salida). También debe registrar el kilometraje y el estado del vehículo, incluidos los problemas mecánicos, así como los golpes y arañazos.
El uso de programas informáticos ayuda a eliminar los costes al identificar el cuello de botella, es decir, el pago excesivo de horas extraordinarias, el consumo innecesario de combustible, etc. – para poder resolver el problema lo antes posible.
2. Utilizar dispositivos de seguimiento por GPS
Incluso mejor que el uso de programas informáticos, los dispositivos de seguimiento por GPS le permiten seguir el paradero de sus vehículos de empresa en tiempo real. Un rastreo por GPS típicamente fiable puede mostrarle dónde se encuentran sus vehículos, sin necesidad de que sus conductores se presenten regularmente, lo que les permite realizar su trabajo diario con mínimas interrupciones.
Hoy en día hay muchos dispositivos de seguimiento por GPS disponibles en el mercado, pero cuando considere sus opciones, asegúrese de elegir el que tenga una aplicación que le permita rastrear su flota fácilmente, preferiblemente en su dispositivo móvil, en tiempo real.
Al igual que el software de gestión de flotas mencionado anteriormente, el seguimiento por GPS permite reducir los costes excesivos.
3. Contratar el seguro de flota adecuado
Esto es una obviedad: Sin seguro, no hay protección. Y todos sabemos que, con sus vehículos en la carretera, hay situaciones e incidentes que pueden exponer a su empresa a posibles pérdidas: accidentes, robo del vehículo, etc.
Asociarse con un especialista local en seguros puede ofrecerle una cobertura adaptada a su situación.
4. Considerar la posibilidad de subcontratar o asociarse
Tomemos un ejemplo extremo: Uber. El servicio funciona gracias a la asociación. Lanzaron el Programa de Socios de Flota, que permite a Uber asociarse con personas que poseen más de un vehículo en el sistema Uber. Uber también ha lanzado un mercado similar a Craiglist, Uber NYC Marketplace, que pone en contacto tanto a los propietarios de vehículos como a los conductores de Uber. Estas iniciativas permiten a Uber aprovechar los recursos de terceros para crecer.
A una escala (mucho) más pequeña, puedes adoptar un modelo similar de externalización o asociación. Por ejemplo, en lugar de comprar un vehículo, puedes optar por el leasing. En una iniciativa más creativa, puedes alquilar tu propio vehículo o el de otra persona para fines empresariales (y obtener una devolución de impuestos en el proceso).
Otra de las ventajas de la asociación es el hecho de no tener que ocuparse de los quebraderos de cabeza del mantenimiento de los vehículos. Por ejemplo, si su flota está formada por caravanas, no tiene que ocuparse de los recambios; si necesita algún recambio para la caravana estática, sólo tiene que ponerse en contacto con su socio o simplemente comprarlo en las tiendas recomendadas por éste. Menos quebraderos de cabeza, sin duda.
Para llevar
Si está empezando a utilizar una flota de vehículos, lo mejor es que empiece con algo pequeño y vea cómo puede mantener los costes manejables. Una vez que haya descubierto las formas más eficientes y eficaces de gestionarla, entonces podrá añadir más vehículos a su flota, dependiendo del crecimiento de su negocio, por supuesto.
Como siempre, haga su debida diligencia: Busque recomendaciones y mejores prácticas y adopte la mejor solución para su negocio.