Cómo prevenir los tipos de fraude más comunes en las pequeñas empresas
Es una realidad asombrosa: cuanto más pequeña es su empresa, más dinero puede perder en un esquema de fraude. Hay varias razones por las que es tan fácil que las pequeñas empresas sean víctimas, y probablemente pueda adivinar la mayoría de ellas: falta de dinero para medidas de seguridad, empleados que realizan múltiples tareas en varios departamentos y trabajadores sin experiencia.
El fraude puede producirse en cualquier aspecto de la empresa, desde los empleados hasta las compras y todo lo demás. Es una lástima que la prevención de delitos y mermas sea una parte tan importante de la puesta en marcha de su empresa, pero hoy en día nunca se es demasiado precavido.
Fraude de los empleados
Hace tiempo, el fraude se dividía por igual entre fuentes internas y externas. Pero en la última década, el fraude por parte de los empleados ha aumentado de forma constante, y ahora representa casi el 80% de los casos. Los propietarios de pequeñas empresas tienden a confiar más en sus empleados que en las grandes corporaciones. En muchas situaciones, su personal puede haber estado presente desde el inicio de su negocio y le ha ayudado a construirlo desde los cimientos: ¿cómo podrían robarle? Pero psicológicamente, la facilidad de acceso al inventario y a la información puede crear ladrones en el lugar de trabajo a partir de personas que nunca antes se consideraron corruptibles.
Es importante utilizar medidas de seguridad para mantener protegidos su inventario y sus documentos vitales. Las cerraduras con teclado son una de las principales características de los sistemas de seguridad que disuaden el robo por parte de los empleados, ya que cuando un empleado tenga que introducir un código para desbloquear una puerta, usted sabrá exactamente quién ha entrado en la habitación.
Otros tipos de fraude de los empleados, como la sustracción de dinero en efectivo o la manipulación de cheques, pueden resolverse con cámaras de seguridad y una fuerte división del trabajo: la persona que introduce los datos de los empleados debe ser distinta de la que gestiona las nóminas, etc.
Fraude al cliente
Cuando instala su sistema de seguridad, como los que se encuentran probablemente imagina que las cámaras disuadirán a los ladrones o le dejarán pruebas sólidas en caso de delito. Pero las cámaras de seguridad también sirven para evitar la deshonestidad de los clientes. Dado que la mayoría de las demandas afectan a empresas que ganan menos de un millón de dólares al año, es fácil ser víctima de reclamaciones frívolas y falsas por lesiones, acoso o condiciones inseguras. Las cámaras de seguridad pueden aportar pruebas contra estas demandas.
También puede vigilar a los ladrones y a los clientes que realizan falsas devoluciones, una buena razón para exigir recibos antes de aceptar artículos devueltos y vigilar de cerca su inventario.
Sus empleados deben estar debidamente formados para estar atentos a las actividades sospechosas y documentar correctamente cada transacción. Si saben cuáles son sus medidas de seguridad y cómo utilizarlas, pueden ayudarle a prevenir los delitos antes de que se produzcan.
Fraude de terceros
También hay que tener cuidado con las estafas perpetradas por proveedores y contratistas que son contratados por su empresa por diferentes motivos. Asegúrese de que realmente han completado todo el trabajo que le facturan y han suministrado todo el equipo que usted pidió. Si tiene que dar a un proveedor acceso a un código de seguridad, asegúrese de cambiarlo una vez que haya terminado su trabajo. Si mantiene una oficina en lugar de una simple tienda, también invita a la amenaza de fraude cibernético.
Las medidas de seguridad que adopte para su red informática pueden implicar toda una serie de consideraciones. Al crear su sistema informático, debe establecer normas estrictas para sus empleados, sobre todo teniendo en cuenta el uso externo de Internet, que puede invitar a los virus. Merece la pena invertir algo de tiempo en entender las leyes de piratería y suplantación de identidad de su estado, porque no querrá ser responsable si un usuario fraudulento del sistema roba la identidad de un cliente o empleado.
En la mayoría de los casos, está obligado a informar a la víctima de un posible robo de identidad, y una violación de la ciberseguridad puede dar lugar a una bola de nieve de demandas a las que realmente no quiere enfrentarse.
Muchas pequeñas empresas han empezado a contratar a auditores externos para que comprueben de forma rutinaria su seguridad y sus prácticas. Estas empresas pueden revisar sus cuentas e inventarios y, si su negocio es lo suficientemente grande, puede que incluso esté obligado por ley a contratar uno. Incluso si no lo es, puede realizar auditorías internas rutinarias para asegurarse de que todos los procesos que ha establecido se están utilizando al máximo.
Consiga ayuda con la organización y la documentación lo antes posible. Un contable adecuado, un gestor informático e incluso el personal de caja pueden contribuir en gran medida a evitar el fraude, independientemente de la cuantía del presupuesto de su empresa. Evite demasiados mandos intermedios. Cuando todo el mundo está en la misma página, podrá mantener su negocio asegurado y sus beneficios en verde.