Cómo escribir una carta de negocios correctamente
Redactar una carta comercial no tiene por qué parecer un esfuerzo titánico. Con un poco de ayuda puede crear una carta concisa y atractiva. El formato será el aspecto más difícil de esta empresa. Sin embargo, aquí tiene una serie de consejos que le ayudarán a conseguir las acciones que desea.
Formato
Deberá asegurarse de que su carta sea el papel más llamativo y atractivo que haya adquirido su destinatario. Para ello, asegúrese de obtener un papel de primera calidad, preferiblemente de lino, para imprimir la carta. Y, si tiene acceso a un membrete de empresa elegante, también es una opción aconsejable.
Su carta comercial debe incluir la información pertinente: mes, día, año, su nombre, dirección e información de contacto. Estos datos deben alinearse con el margen izquierdo, creando líneas separadas para cada información. Luego, un poco más abajo, debes incluir el tema de la carta en una breve declaración. Por ejemplo, puedes escribir RE- Conversación para el almuerzo del viernes.
En esta fase se dirigirá directamente al destinatario con un saludo. Como se trata de una carta de negocios y no de una dirigida a un amigo, tendrá que asegurarse de utilizar el respeto adecuado. Cuando se hace correctamente, una carta de negocios no empieza con «¡Hola, Steve! En su lugar, se utilizará el nombre completo y un título adecuado que tenga en cuenta el género. Por lo tanto, la carta debe decir: «Estimado Sr. Steve Richards» o «Estimado Sr. Richards». Si se desconoce el género, se debe omitir el título específico del género y utilizar el nombre completo.
La carta real
Una vez que haya anotado la información importante y el saludo, es el momento de escribir la carta propiamente dicha. Recuerde que se trata de un documento de negocios, por lo que el tono conversacional no le da margen para entablar conversaciones triviales o tratar de jugar a ser amigo del destinatario. Recuerde que el tiempo es oro, así que cuanto menos tiempo le quite al destinatario, mejor será la recepción de su carta.
El cuerpo de la carta debe ser breve y dulce. Haz declaraciones definitivas que transmitan ideas claras. Sea muy específico. Emplee detalles que garanticen que su lector entiende exactamente de qué está hablando. Y no intente ser muy florido en su conversación. Sea sincero y vaya al grano. Si es necesario pedir disculpas, hágalo de forma personal, no desvíe la culpa ni sea falsamente cortés.
No utilice bajo ninguna circunstancia un formulario de carta. Se tiran fácilmente a la basura. Ya que quiere destacar, no engañe al sistema copiando y pegando el diseño de otra persona. Haz que tu carta sea fiel a tu personalidad y al tema que tratas, para que pueda causar una impresión en tu lector.
Cuida también tu tono. En el mundo de los negocios se supone que una posición de distancia es la mejor para escribir una carta. Sin embargo, a la gente no le gusta sentir que la persona que le escribe es fría. Piensa en la persona a la que estás escribiendo y en el tipo de carta que estás creando. Imagina que estás al otro lado de la carta. ¿Cómo te gustaría recibir esta información? Explica tus respuestas de forma amable y firme a la vez. Así no habrá malentendidos.
Considere sus opiniones personales. Una vez más, se trata de una carta de negocios y esas posturas probablemente no tengan cabida en su creación. Incluso si la persona a la que le escribes parece ser un zopenco, no muestres tu condescendencia o tu ego de ninguna manera. Este tipo de cartas tienen una forma de volverse contra ti si no cuidas tu lengua. Si esta carta va a incluir un tema delicado para ti, déjalo reposar un tiempo antes de sacar la pluma y el papel.
Conclusión:
Tómese el tiempo de leer y releer su carta para asegurarse de que cumple con todos los requisitos citados anteriormente. A continuación, garantice que ha sido capaz de mantener fuera del guión todas las opiniones personales, irritaciones y sentimientos de superioridad. Por último, es el momento de redactar las declaraciones finales.
Una buena conclusión incluirá un resumen del cuerpo de la carta. Recordará al lector lo que se ha discutido. Luego sugerirá los pasos que habrá que dar, o revelará las acciones que el lector debe esperar. Después de leer esto, el lector no debería tener más preguntas.
A continuación, salteará algunas líneas e incluirá la declaración formal de cierre. Esta es generalmente, Sinceramente, y su nombre, cargo y empresa. En esencia, habrás escrito una carta comercial que sigue este diseño de formato:
- Información pertinente – Su nombre y los datos de su empresa junto con la fecha.
- Declaración de Causalidad- El catalizador de la carta, a qué se refiere.
- Saludo – Un saludo al destinatario.
- Enfoque de la carta- El cuerpo y la explicación completa de la creación de la carta.
- Resumen – Una breve exposición de todo lo que se ha tratado en el artículo.
- Explicación de los requisitos adicionales: lo que el lector debe esperar, o hacer, después de recibir la carta.
- Cierre – Se está despidiendo.
Antes de enviarla
Puede resultar chocante, pero la gente recibe a diario cartas llenas de errores. Por eso es imprescindible que tome algunas medidas para garantizar que ha escrito una carta correcta antes de enviarla. Repase su nombre, dirección, cargo y datos de la empresa. Te sorprendería saber cuántos escriben mal sus propios nombres al redactar cartas comerciales y currículos.
Por último, lee tu carta en voz alta. Esto le ayudará a tomar nota de las erratas, las palabras borradas, las faltas de ortografía y los problemas gramaticales. Debes revisar y corregir todas estas cosas antes de firmar y sellar la carta. No querrás dar la impresión de ser la persona menos educada en esta situación.
Seguir este formato y estas sugerencias de cartas comerciales te ayudará a escribir un documento bien redactado desde cero.